Introdução
Desde 2017, com a implantação do projeto Apoiador no Piauí, identificou-se a necessidade de qualificar o registro das atividades realizadas nos territórios. Inicialmente feitos em arquivos Word, os relatórios apresentavam perdas de documentos, falta de padronização e dificuldades de organização. Para superar esses desafios, foi desenvolvido um sistema online para sistematizar informações, agilizar o trabalho e fortalecer a gestão das ações de apoio institucional.
Objetivos
Qualificar o processo de registro das atividades das apoiadoras no estado do Piauí; padronizar o registro das atividades; facilitar a compilação de dados; melhorar a comunicação interna; favorecer a reflexão sobre o trabalho do Apoio.
Metodologia
A proposta baseou-se na observação de experiências de outros estados. Foi criado um sistema online com campos automáticos para seleção de municípios, diretrizes e tipos de atividade, diminuindo digitação repetitiva e garantindo uniformidade. Incluiu-se um campo para identificação dos participantes das reuniões, facilitando o registro de atores envolvidos. A categorização obrigatória por diretriz permitiu análises mais qualificadas e melhor prestação de contas. Criou-se também uma aba dedicada ao upload de anexos (Word/PDF/JPEG), integrando documentos diretamente a cada atividade registrada. Para garantir uso adequado da ferramenta, foram realizados momentos de educação permanente sobre o sistema, estimulando sugestões de melhoria e alinhamento conceitual. Além disso, foram instituídas reuniões bimestrais individuais com a coordenação estadual, visando acompanhar o uso do sistema, discutir dificuldades, padronizar registros e fortalecer a cultura de monitoramento. Todo o processo buscou integrar tecnologia, qualificação contínua e acompanhamento sistemático.
Resultados e discussão
Após 36 meses de uso do sistema, observou-se significativa melhoria na qualidade e organização das informações. Houve forte redução de erros, perda de arquivos e duplicidade. A padronização dos registros tornou mais ágil a compilação dos relatórios enviados à coordenação nacional e facilitou a leitura pela diretoria estadual. A categorização por diretrizes permitiu compreender de forma mais clara o papel estratégico do apoio institucional nos territórios. A inserção de anexos diretamente no sistema tornou o processo mais transparente e eficiente. As reuniões bimestrais fortaleceram a troca de experiências, identificação de dificuldades e pactuação de ajustes.
Considerações finais
A adoção do sistema online qualificou o processo de registro, ampliou a segurança dos dados e fortaleceu a gestão por resultados. A combinação entre tecnologia, educação permanente e acompanhamento contínuo consolidou uma prática mais organizada, transparente e útil para análise e tomada de decisão. A iniciativa fortaleceu o papel das apoiadoras e reforçou a importância de soluções construídas a partir das realidades locais, alinhadas à inovação e ao compromisso com o SUS.
Referências
Relatório de atividades
Contato
naiany@cosemspi.org.br